Wie bearbeite ich eine eingehende E-Mail?

Dieses Video bietet eine kurze Übersicht darüber, wie Sie eine E-Mail beantworten:

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Workspace ist möglicherweise so konfiguriert, dass Töne wiedergegeben werden, wenn einen neue E-Mail-Interaktion an Ihren Arbeitsplatz weitergeleitet wird. Der Ton macht Sie darauf aufmerksam, dass eine Interaktion auf ihre Bearbeitung wartet.

Sollten Sie eine zur Bearbeitung ausstehende Interaktion haben, klicken Sie in der Benachrichtigung auf Annehmen, um die E-Mail zu öffnen.

Workspace ist möglicherweise so konfiguriert, dass verschiedene Töne für verschiedene Ereignisse während der Bearbeitung einer E-Mail wiedergegeben werden, beispielsweise wenn Sie eine E-Mail annehmen, wenn Sie sie beantworten, sie speichern, sie löschen, eine E-Mail einer Workbin hinzufügen oder wenn Sie sie verschicken.

Bearbeitung einer eingehenden E-Mail-Interaktion

Im Fenster „Eingehende E-Mail-Interaktion“ können Sie viele E-Mail-bezogene Aufgaben erledigen, wie z. B. die folgenden:

• Antworten Sie dem Absender bzw. antworten Sie allen auf die E-Mail.
• Leiten Sie die E-Mail weiter.
• Halten Sie Rücksprache mit einem internen Ziel oder mit einem Kontakt.
• Legen Sie einen Klassifizierungscode fest.
• Speichern Sie die E-Mail zur späteren Bearbeitung in einer Workbin.
• Verwenden Sie die Notiz-Funktion, um dem Interaktionsverlauf eine Notiz anzuhängen.
• Zeigen Sie die Fallinformationen (angehängte Daten) für die aktuelle Interaktion an.
• Zeigen Sie den Kontaktverlauf an.
• Zeigen Sie die Kontaktinformationen an und verwalten Sie sie.
• Zeigen Sie die Anhänge an.
• Wählen Sie die Option Als „Fertig“ kennzeichnen für die ausgewählte Interaktion aus.

Weiterleiten einer eingehenden E-Mail

Wenn Sie eine eingehende E-Mail-Interaktion weiterleiten möchten, die Sie akzeptiert haben, wählen Sie die Schaltfläche Weiterleiten (link=) aus. Der Team Communicator wird angezeigt. Wählen Sie ein Weiterleitungsziel aus. Wählen Sie E-Mail-Weiterleitung aus.

Wenn das Ziel die Interaktion annimmt, wird das Fenster „Interaktion“ auf Ihrem Desktop geschlossen.

Wenn das Ziel die Interaktion ablehnt, öffnet sich das Fenster „Interaktion“ erneut auf Ihrem Desktop und es zeigt eine Fehlermeldung an, die Sie informiert, dass das Ziel die Interaktion abgelehnt hat.

Weiterleiten einer eingehenden E-Mail an eine Person außerhalb des Unternehmens

Ihr Konto ist möglicherweise so konfiguriert, dass Sie eine E-Mail-Interaktion, die Sie bearbeiten, an eine Person außerhalb Ihres Unternehmens (eine externe Ressource) weiterleiten können. Sollten Sie über diese Berechtigung verfügen, steht Ihnen das Symbol E-Mail an externe Ressource weiterleiten () in der Leiste des Fensters für eingehende E-Mail-Interaktionen zur Verfügung.

Tipp

Möglicherweise ist Ihr System nicht für alle Funktionen der E-Mail-Weiterleitung konfiguriert, die im Arbeitsablaufsbeispiel unten gezeigt werden. Beispielsweise sind Sie möglicherweise auf ein einziges Ziel für An beschränkt, Cc kann deaktiviert sein oder das Informationsfeld ist nicht verfügbar.

Nachdem Sie auf „Weiterleiten“ geklickt haben, können Sie die Zieladresse im Adressfeld An durch Klicken auf die Schaltfläche An... neben dem Adressfeld An hinzufügen. Dadurch wird Ihnen die Ansicht Kontaktsuche angezeigt. Sie können mithilfe dieser Ansicht im Kontaktverzeichnis nach Zielen suchen. Mit der Kontaktsuchenansicht können Sie außerdem Cc-Ziele hinzufügen.

Wenn Sie das Adressfeld Cc anzeigen möchten, klicken Sie auf Cc hinzufügen. Das Adressfeld Cc wird unter dem Adressfeld An angezeigt. Sie können dem Feld Cc Ziel-E-Mail-Adressen genau so hinzufügen, wie sie Adressen zum Feld An hinzufügen. Klicken Sie auf das X, um das Cc-Adressfeld zu entfernen.

Wenn Sie für die Zielperson Kommentare, Informationen oder Anweisungen zur weitergeleiteten E-Mail-Interaktion hinzufügen möchten, klicken Sie in das Textfeld unterhalb der Adressfelder An und Cc und geben Sie Ihre Nachricht ein.

Sollten Sie die eingehende E-Mail-Interaktion an die Ziele weiterleiten wollen, klicken Sie auf () Weiterleitung an externe Ressource vervollständigen. Das Interaktionsfenster auf Ihrem Desktop wird geschlossen und die E-Mail wird an den Posteingang der externen Ressource weitergeleitet. Klicken Sie auf () Weiterleitung an externe Ressource abbrechen, wenn Sie die Ansicht „An externe Ressource weiterleiten“ schließen möchten, ohne die E-Mail-Interaktion weiterzuleiten.

Wichtig

Abhängig davon, wie der Unternehmensablauf zur Weiterleitung an externe Ressourcen von Ihrem Administrator gestaltet wurde, können Sie möglicherweise statt des Anweisungsfeldes die Registerkarte „Notiz“ verwenden, um Anweisungen für den E-Mail-Empfänger einzugeben.

Eigene Eingabe der Adresse

Wenn Sie eine eingehende E-Mail-Interaktion an eine Person außerhalb Ihres Unternehmens weiterleiten möchten, klicken Sie auf An externe Ressource weiterleiten () in der Leiste des aktiven Fensters der eingehenden E-Mail.

Workspace fügt die Ansicht für weitergeleitete E-Mails in die Ansicht für eingehende E-Mails ein.

Ist Ihnen die E-Mail-Adresse bekannt, geben Sie sie einfach in das Feld An ein und fügen Sie Anweisungen oder andere Informationen für den externen Empfänger hinzu.

Sie können weitere Empfänger als Adressaten einer Kopie benennen, indem Sie auf Cc hinzufügen klicken und die E-Mail-Adressen in das Feld Cc eingeben.

Klicken Sie abschließend auf () Weiterleitung an externe Ressource vervollständigen.

Durchsuchen der Kontaktdatenbank nach der Adresse Ihres Ziels

Ihr Unternehmen verfügt möglicherweise in der Kontaktdatenbank über eine Liste von Leuten, denen Sie E-Mails weiterleiten können. Workspace ist möglicherweise so konfiguriert, dass Sie die Kontaktdatenbank mithilfe des Dialogfeldes zur Kontaktsuche durchsuchen können. Mit dem Dialogfeld zur Kontaktsuche können Sie außerdem Cc-Ziele hinzufügen.

1. Klicken Sie zum Anzeigen des Dialogfeldes zur Kontaktsuche auf die Schaltfläche An... neben dem Adressfeld An.
2. Geben Sie Namen, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse eines Kontakts in das Feld Schnellsuche ein. Die Schnellsuche ist eine „Beginnt mit“-Suche. Sie können die in Windows üblichen Platzhalterzeichen verwenden, um Ihre Suche zu erweitern.
3. Klicken Sie auf das Lupensymbol, um nach dem eingegebenen Wert zu suchen. Die Kontaktdatenbank wird basierend auf Ihren Kriterien durchsucht und die Suchergebnisse werden im Kontaktverzeichnis angezeigt. Klicken Sie auf das X, um das Feld „Schnellsuche“ zu löschen.

Verwenden der Steuerungen des Dialogfeldes zur Kontaktsuche (Details)

Suchergebnisse werden in einer Liste oder einer Rasteransicht dargestellt. Verwenden Sie die Schaltfläche Kontakte anzeigen (), um zwischen den Listen- und Rasteransichten umzuschalten.

Zur Navigation durch die Liste der Suchergebnisse stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Zur nächsten Seite wechseln (), um die nächste Seite anzuzeigen

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Zur vorherigen Seite gehen (), um die vorangegangene Seite anzuzeigen
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Zur ersten Seite wechseln (), um an den Beginn der Suchergebnisliste zurückzukehren
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Zur letzten Seite gehen (), um an den Beginn der Suchergebnisliste zurückzukehren
• Legen Sie die Anzahl der pro Seite angezeigten Objekte fest, indem Sie die Dropdown-Liste pro Seite verwenden.

Klicken Sie zur Anzeige der Listenansicht des Kontaktverzeichnisses auf die Schaltfläche Kontakte in Listenansicht anzeigen (). In der Listenansicht wird eine unsortierte Liste aller Kontakte aus der Kontaktdatenbank angezeigt, die mit den Suchkriterien übereinstimmen.

• Die Suche ist eine „Schlüsselwortsuche“, die jedes Feld der Kontaktdatenbank nach dem Wort oder den Wörtern (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder andere Kriterien) durchsucht, das oder die Sie in das Suchfeld eingegeben haben. Jedes Feld der Datenbank wird mit einer „Beginnt mit“-Suche nach den angegebenen Schlüsselwörtern durchsucht.
• Die Ergebnisse werden als Liste ausgegeben, die entsprechend den Regeln der Lucene-Treffergewichtung sortiert ist. In den meisten Fällen können Sie die Suchergebnisse mit den Filterfunktionen der Listenansicht verfeinern. Beispielsweise können Sie Ihre Suchergebnisse so filtern, dass nur Kontakte oder Favoriten angezeigt werden.

Klicken Sie zur Anzeige der Rasteransicht des Kontaktverzeichnisses auf die Schaltfläche Kontakte in Rasteransicht anzeigen (). In der Rasteransicht wird eine „Beginnt mit“-Suche durchgeführt, die jedes Feld der Kontaktdatenbank nach dem Ausdruck (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder andere Kriterien) durchsucht, den Sie in das Suchfeld eingegeben haben.

• Die Rastermodusergebnisse werden in Tabellenform ausgegeben und entsprechend dem Standardsuchfeld, z. B. „Nachname“, sortiert.
• Mithilfe der Rasteransicht können Sie die Suche präzisieren, indem Sie die Suchergebnisse sortieren.
• Klicken Sie in der Rasteransicht auf eine Spaltenüberschrift, um die Liste nach dem entsprechenden Kriterium sortieren zu lassen. Klicken Sie erneut auf eine Spaltenüberschrift, um zwischen der aufsteigenden und absteigenden Sortierreihenfolge umzuschalten.

Wenn Sie ein Ziel aus den Suchergebnissen den Feldern An oder Cc hinzufügen möchten, wählen Sie das Ziel entweder in der Listen- oder Rasteransicht aus und klicken anschließend entweder auf An oder auf Cc.

Klicken Sie auf OK, wenn Sie die Auswahl der Ziele abgeschlossen haben. Das Dialogfeld zur Kontaktsuche wird geschlossen und Sie kehren automatisch in die Ansicht für die Weiterleitung von E-Mail-Interaktionen zurück. Die von Ihnen ausgewählten Ziele werden im Feld An und, falls angegeben, im Feld Cc angezeigt.

Wenn Sie das Adressfeld Cc in der Ansicht zur Weiterleitung von E-Mail-Interaktionen angezeigt bekommen möchten, klicken Sie auf Cc hinzufügen. Das Adressfeld Cc wird unter dem Adressfeld An angezeigt. Sie können dem Feld Cc Ziel-E-Mail-Adressen genau so hinzufügen, wie sie Adressen zum Feld An hinzufügen. Klicken Sie auf das X, um das Cc-Adressfeld zu entfernen.

Bereitstellung von Anweisungen für den Empfänger der Weiterleitung

Workspace ermöglicht es Ihnen, Kommentare, Informationen oder Anweisungen zur weitergeleiteten E-Mail-Interaktion hinzuzufügen, indem Sie in das Textfeld unterhalb der Adressfelder An und Cc klicken und Ihre Nachricht eingeben.

Ist das Informationsfeld für Ihre Umgebung nicht eingerichtet, können Sie Anweisungen in der Registerkarte „Notiz“ oder durch Einstellung der Klassifizierung hinzufügen. Fragen Sie Ihren Administrator dazu, wie Informationen für den Empfänger der weitergeleiteten E-Mail eingeschlossen werden können.

Sollten Sie die eingehende E-Mail-Interaktion an die Ziele weiterleiten wollen, klicken Sie auf () Weiterleitung an externe Ressource vervollständigen. Das Interaktionsfenster auf Ihrem Desktop wird geschlossen und die E-Mail wird an den Posteingang der externen Ressource weitergeleitet.

Verwendung von Team Communicator anstelle der Ansicht für die Weiterleitung von E-Mail-Interaktionen

Ihr Administrator hat die Ansicht für die Weiterleitung von E-Mail-Interaktionen möglicherweise nicht so konfiguriert, dass die Ansicht beim Klicken auf das Symbol E-Mail an externe Ressource weiterleiten () aktiviert wird. In diesem Fall zeigt das System automatisch den Team Communicator an. Verwenden Sie den Team Communicator, um Ihr Ziel zu finden, und wählen Sie An externe Ressource weiterleiten aus dem Zielaktionsmenü aus.

Anrufen eines Kontakts

Ihre Umgebung ist möglicherweise so eingerichtet, dass Sie einen Kontakt anrufen können, während Sie seine E-Mail bearbeiten.

Im Menü Teilnehmeraktion im Interaktionsstatusbereich werden alle Telefonnummern aufgelistet, die in der Kontaktdatenbank Ihres Unternehmens für den Kontakt gespeichert sind.

Öffnen Sie das Menü Teilnehmeraktion, wählen Sie die gewünschte Telefonnummer aus, und sprechen Sie dann mit dem Kontakt in der Ansicht Sprache, die in der E-Mail-Interaktionsansicht geöffnet wird.

Der Interaktionsstatusbereich wird aktualisiert, um den Status der Sprachinteraktion aufzunehmen.

Die Schaltflächen für die Sprachsteuerung werden neben den E-Mail-Schaltflächen in der Interaktionsleiste hinzugefügt.